(Presupposti: i client usano Mail.app, i client sono su una versione ragionevolmente attuale di MacOS)
Il punto di IMAP è di archiviare le e-mail sul server, in modo che l'utente possa accedere alle e-mail da più dispositivi e vedere lo stesso elenco di messaggi. Inoltre, questa non è una cosa specifica per Mac, qualsiasi client di posta elettronica che utilizza IMAP dovrebbe tenere archivi sincronizzati di messaggi di posta elettronica sia sul client che sul server, a meno che l'utente non sposti deliberatamente i messaggi su una sola cassetta postale (che i client lo consentono).
Per inciso, 5 GB non mi sembrano un sacco di email.
Non configurerei Mail.app per inviare tutte le email a una casella di posta sul lato client, ma incoraggerei invece gli utenti a creare cassette postali "Sul mio Mac" e memorizzare lì i vecchi messaggi di posta elettronica.
Per creare una casella di posta "Sul mio Mac" in Mail.app, nel menu "Cassetta postale" scegli "Nuova casella di posta ..." nella finestra che ti consente di dare un nome alla casella di posta, assicurati che la "Posizione" pop-up è impostato su "On My Mac". L'utente dovrebbe quindi spostarsi manualmente sui messaggi che desiderava archiviare localmente nella nuova cassetta postale. Nota che questo significa perdere la possibilità di vedere lo stesso elenco di messaggi di un altro client (come un telefono) e spostare il 100% del carico dei backup sul client (ma presumibilmente si sta già eseguendo il backup del client).
Per vedere quanto spazio viene utilizzato dalle varie caselle di posta IMAP, fai clic con il tasto destro sulla casella di posta principale e seleziona "Ottieni informazioni account". Questo dovrebbe far apparire una finestra che mostra tutte le caselle di posta IMAP (Inviato, Bozza, ecc.) E lo spazio utilizzato da ciascuna.