Siamo in una brutta situazione di scarsa documentazione sulla personalizzazione dei nostri dipendenti passati in un sistema aziendale critico. Sono state apportate numerose modifiche a Crystal Reports, entità di database e file di configurazione / programmazione proprietari per il nostro software ERP.
La documentazione corrente generalmente si legge in questo modo:
This program is run before invoicing. Known bugs: none.
Run this program after installing software X.
Changed the following fields in this report: (with no explanation of how or why)
Il nostro negozio IT è piccolo e, nel caso del software ERP, la maggior parte del lavoro è stato raggruppato su una sola persona (sono io ora) quindi nessun altro qui sa cosa abbiamo fatto. L'IT e il reparto contabilità conoscono bit e pezzi (a volte abbastanza utili) ma non sono sufficienti.
Un altro problema è che il nostro reparto contabilità sembra pensare che siamo ben documentati. È vero che abbiamo tenuto un sacco di registrazioni di ciò che è andato sbagliato , ma molto poco spiega cosa è stato fatto (se possibile) per risolvere questi problemi. Abbiamo centinaia di documenti che spiegano bug, ma i documenti che spiegano i cambiamenti (come mostrato sopra) sono quasi inutili.
Come posso documentare le modifiche precedenti quando non so che cosa è stato fatto? Posso iniziare con la documentazione che abbiamo modificato: File, database tabelle ect che dobbiamo avere affinché il sistema funzioni. Posso anche documentare cosa fare ; quando vengono eseguiti i report, perché alle persone è stato detto di utilizzare X report / programma. Ma quando una di queste cose personalizzate ha un problema, sono sempre tornato al punto di partenza.
Come posso documentare proattivamente queste cose per me stesso e per gli altri?