Gestione di domande tecniche difficili o inattese nelle riunioni [chiuso]

a) Scoprirò qual è la risposta alla persona responsabile di quell'area del progetto e ti ricontatterò entro i prossimi due giorni

b) Questo è un buon punto, grazie per averlo sollevato. Non ho pensato a questo aspetto, ma lo farò e ti ricontatterò entro i prossimi due giorni

c) Cosa intendi in questo senso perché non sembra adattarsi alla mia comprensione del progetto.

Certo, solo esempi, ma se leggi il significato che sta dietro a quelli di cui sono tutti in grado di gestire le loro aspettative e farle sentire parte del processo. Conosciuto anche come essere assertivo.

Hai citato tre tipi di domande:

a) non conosci la risposta a: Dì loro che non conosco la risposta, ma che troverai la risposta. Quindi scrivi la loro domanda / preoccupazione e torna subito da loro.

b) non ci hai pensato per un motivo o per un altro: dì loro che è un'idea interessante. Quindi annotalo e segui rapidamente.

c) ritieni che sia irrilevante o completamente al di fuori della portata dell'attuale meeting: questa risposta è più complessa. Se è irrilevante per l'intero progetto, prova a dire gentilmente che non è correlato. Ma fallo con attenzione perché non sai perché lo stanno inventando. Se correlato al progetto, ma non correlato all'incontro; digli che passerai alla persona giusta. Quindi annotalo e segui rapidamente.

Man mano che acquisisci esperienza nel progetto, i problemi di imbarazzo si faranno strada. Man mano che acquisisci più esperienza sul lavoro, sarai più abile a gestire questo tipo di domande.

Questo capita a tutti di tanto in tanto, non importa quanto esperto o preparato. L'onestà è la migliore politica in queste situazioni, il che significa riconoscere di non avere le risposte. Sarai molto più credibile nel lungo periodo rispetto a quando proverai a bluffare.

Domande specifiche:

(a) Se non conosci la risposta, invece di limitarti a scrollare le spalle, l'importante è rassicurare le persone che capisci quello che stanno chiedendo e che puoi andare via e scoprirlo. Potresti voler fornire una tempistica e un'idea del lavoro in questione se è probabile che richieda un sollevamento pesante.

(b) Se non hai ancora pensato, di nuovo, va bene. Come sopra, faglielo sapere e torna da loro.

(c) Se pensi che le domande siano irrilevanti, dovresti generalmente parlare con tatto del perché questo è il caso; è possibile che non si rendessero conto che era irrilevante. Se stai lavorando con professionisti, accetteranno che è irrilevante se fornisci prove / ragionamenti e, verificandoli, potresti scoprire che è pertinente dopotutto.

I suggerimenti sopra riportati sono decisamente grandi e funzionano bene in molti contesti. Come gli altri rispondenti hanno indicato che questo è destinato ad accadere, specialmente se stai presentando idee a persone intelligenti e stai cercando la loro critica o feedback (ad esempio, cercando di raccogliere fondi per una start-up).

Comunque tu rispondi, vuoi ottenere alcune cose:

• Conserva la credibilità e l'autorità per il tuo argomento / clienti (questo significa anche non fabbricare o inventare cose di cui non sai veramente di non essere sicuro)
• Riconosci la loro risposta (così si sentono ascoltati e compresi)
• Mantieni la presentazione / riunione in linea

Sebbene i suggerimenti siano decisamente utili, un ottimo schema di progettazione per queste domande funziona come segue:

1. Riattiva la domanda e assicurati di comprendere ciò che stanno chiedendo e perché (poiché a volte ciò non è ovvio e vuoi essere sicuro di indirizzare la causa principale). Ad esempio "Perché stai usando [inserire qui la tecnologia] invece di [inserire qui una tecnologia che potresti non aver visto]?" con questa domanda sarebbe bene rispondere a una domanda (o serie di domande) sul perché l'hanno chiesto e se hanno esperienza con tecnologie diverse, o relazioni con i venditori, ecc. Assicurati di capire cosa stanno ottenendo e perché (dal momento che possono essere veramente esperti con qualcosa, o semplicemente averlo sentito a braccio, ecc. - e devi trattare ogni situazione in modo diverso).
2. Riconoscere il "richiedente" e mettere in discussione il modo non conflittuale - cioè "Questa è una grande domanda ...." oppure "Questa è una prospettiva interessante ....."
3. Identifica come intendi seguire "... lascia che ti risponda a quell'email" (a) o "... che è sicuramente un argomento da approfondire, ma andiamo a tavola per ora e forse tu e io possiamo discuterne offline ". (b) o "... questo è un buon punto, ma poiché l'obiettivo dell'incontro è {inserire qui}, passiamo al momento ma possiamo tornare a questo se il tempo lo consente".

In generale, capire "perché" stanno chiedendo qualcosa, ti aiuterà a selezionare il miglior seguito e assicurarti che si sentano ascoltati e capiti.

• Non improvvisare o inventare fatti che non conosci o che non sono adeguatamente preparati a dare. Domande alle quali non puoi rispondere, chiedi di tornare dopo averlo verificato.
• Se qualcosa non rientra nell'ambito della discussione corrente, dillo e suggerisci di discuterne con quella persona dopo l'incontro
• Invita sempre le persone a inviare domande prima della riunione, dandoti l'opportunità di preparare le risposte. Se stai organizzando la riunione, assicurati di avere un ordine del giorno che invii in anticipo (può essere solo poche righe, purché descriva di cosa tratta la riunione).
• Se non stai organizzando la riunione, chiedi all'organizzatore di fornirti un ordine del giorno, a meno che uno non sia pubblicato.

Nella mia esperienza, una delle cause più comuni di discussioni fuori campo o di domande per cui non si è preparati sono le riunioni prive di agenda. Sempre richiede che una riunione abbia un ordine del giorno chiaro. Se l'incontro deve prendere una decisione su qualcosa, questo dovrebbe essere chiaramente indicato nell'agenda, e dovrebbe essere riflesso (e riconosciuto) in minuti o note inviate dopo la riunione.

Se le persone insistono nel convocare riunioni senza un'agenda, portarle con sé e suggerire che sarebbe molto più efficiente con una di esse. Se ciò non funziona, fai rapporto con il tuo capo con la motivazione che il tuo tempo viene sprecato in modo inefficiente. Se ritieni di riuscire a farla franca (senza fare molta cattiva volontà), sentiti libero di iniziare a rifiutare gli incontri privi di agenda. Ho dovuto ricorrere a questo alcune volte quando le cose mi sono sfuggite di mano.

Non ho visto questo menzionato, ma la cosa peggiore che puoi fare è provare a BS. È sempre corretto rispondere:

a) non conosci la risposta a
   Risposta: "Non so, ma lo scoprirò"

b) non ci hai pensato per un motivo o per un altro    Risposta: "L'argomento non è mai venuto fuori, farò qualche ricerca e tornerò da te"

c) ritieni che sia irrilevante o completamente al di fuori della portata dell'attuale incontro
   Risposta: "Dovremmo discuterne in un altro incontro"