Come fai a mantenere le email brevi ma complete? [chiuso]

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Sono lo strano tipo di sviluppatore a cui piace scrivere e spiegare - email, specifiche, il tuo nome. Mi piace aiutare le persone a capire le cose profondamente. Odio le comunicazioni ping-pong in cui i gruppi passano attraverso 30 o 40 e-mail, telefonate e riunioni perché il 25% del gruppo ha frainteso la precedente e-mail tratteggiata in cui lo scrittore spiegava solo parzialmente la propria posizione o era di fretta e male una parola critica o ha lasciato fuori un negativo o due.

Questo tratto è ottimo per la documentazione, ma le mie e-mail sono lunghe, quindi le persone semplicemente non le leggono. Un paio di strategie che ho usato sono la formattazione di e-mail lunghe come documenti Word allegati per incoraggiare le persone a visualizzarle come documentazione (talvolta funziona sorprendentemente bene), o cercando di usare più punti elenco invece di paragrafi liberi. Queste strategie aumentano i lettori, ma il contenuto è ancora lungo.

Ovviamente voglio gridare e urlare che argomenti tecnici complessi richiedono molta esposizione e chiarimenti, ma questo non aiuta nessuno. Ovviamente ci sono dei compromessi che possono essere fatti, ma ho difficoltà a giustificare affermazioni che non sono chiare o che daranno luogo a un milione di domande, equivoci o aggiunte "termini e condizioni" più avanti.

Come fai a mantenere le tue comunicazioni brevi ma complete?

    
posta nlawalker 20.10.2010 - 01:25
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6 risposte

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Riepilogo esecutivo:

Metti i fatti importanti nella parte superiore quindi espandi di seguito.

dettagli:

Quando ho una lunga e-mail tecnica che temo perderà metà del pubblico, mi sforzo di mettere un sommario esecutivo breve e preciso in cima e includere i dettagli tecnici completi di seguito. Anche l'uso selettivo di grassetto o sottolineatura aiuta.

    
risposta data 20.10.2010 - 03:09
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Concentrati su ciò che stai cercando di comunicare. ogni parola che hai usato ti aiuta a trasmettere il tuo messaggio?

Cerca di evitare aggettivi . Evita il ranting o la spiegazione eccessiva. Usa la frase più concisa possibile - non provare a sembrare impressionante usando parole lunghe e frasi complesse in cui esiste un'opzione più semplice. Evita le parole wank.

Leggi " On Writing " di Stephen King.

    
risposta data 20.10.2010 - 01:39
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Uso meno parole, sembra che faccia bene il lavoro.

sul serio, tho ...

Prova solo a spiegare le cose pertinenti, ad esempio "carica un file" invece di entrare nei dettagli su COME carica il file e controlla gli errori mentre lo fai e così via, ecc.

    
risposta data 20.10.2010 - 01:28
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  • Ovunque puoi, collega a un riferimento esistente quando è necessaria una lunga spiegazione, invece di includere l'intera spiegazione nell'email.
  • Pensa a ciò che il destinatario vuole fare con le informazioni e dargli esattamente il necessario per farlo. La maggior parte dei non-hacker non vogliono sapere più di quanto hanno bisogno per ottenere il loro compito a portata di mano, e chiunque ne abbia bisogno di più ti chiederà.
  • Come regola generale, quando si tratta di non hacker, qualsiasi e-mail su una pagina stampata di lunghezza (circa 600 parole) è troppo lunga. O ridurre la verbosità, o beccare la maggior parte di esso verso un link a cui puoi fare riferimento o un documento che puoi allegare. Ad esempio, 2.000 parole di documentazione dovrebbero diventare un manuale a cui ci si collega o si allegano all'e-mail. Ciò rende più semplice mantenere la documentazione aggiornata e anche sotto controllo di revisione!
risposta data 20.10.2010 - 03:46
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Leggi Strunk & White's The Elements Of Style

Cito, "La scrittura vigorosa è concisa: una frase non dovrebbe contenere parole inutili, un paragrafo non frasi inutili, per la stessa ragione per cui un disegno non dovrebbe avere linee inutili e una macchina non parti inutili. lo scrittore abbrevia tutte le sue frasi o evita ogni dettaglio e tratta i suoi soggetti solo a grandi linee, ma ogni parola lo dice ".

La mia linea preferita, "Ometti parole inutili."

    
risposta data 21.10.2010 - 17:34
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Scrivi un messaggio sintetico e per le cose che pensi che le persone possano desiderare dettagli, fornisci i link ipertestuali a pagine Wiki esterne da Wikipedia, eHow o persino pagine scritte da te.

    
risposta data 20.10.2010 - 03:11
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