Quali metodi sono disponibili per mostrare ai colleghi i vantaggi di una soluzione database + applicazione su Excel?

Quando le persone gestiscono i dati, ci sono tre modi fondamentalmente diversi per aggiungere valore:

1. Computing
2. Archiviazione e recupero
3. Inoltro e condivisione.

Per il calcolo a livello di aritmetica semplice, non puoi battere Excel. Anche se sei un programmatore esperto, puoi creare un foglio di calcolo in una frazione del tempo necessario per scrivere e eseguire il debug di un programma per computer. È anche possibile raggruppare i dati in tabelle e utilizzare le funzioni di ricerca per ottenere alcuni dei vantaggi che si ottengono con le query. La tabella pivot e le funzioni di rappresentazione grafica semplificano e semplificano i dati di riepilogo.

Per la memorizzazione e il recupero a livello di file / documento, Excel è utile quanto MS Word o MS Access. Per il recupero a livello di query SQL, MS Access funziona molto meglio di Excel, sebbene Access sia severamente limitato in quanto saprai se hai mai confrontato Access con un DBMS di livello industriale.

Per la condivisione dei dati, Excel è estremamente primitivo. La maggior parte dei negozi che adottano Excel per contagio si trovano in difficoltà a questo punto. La tua domanda suggerisce che questo è il caso nel tuo negozio.

Ci sono diversi problemi nell'introduzione di database in un luogo che non è pronto per i database. Uno è politico. Le persone che manovrano i loro fogli di calcolo possono riconoscere il problema del sistema, ma sono estremamente soddisfatti del controllo che hanno sul loro piccolo pezzo di dati. Puoi aspettarti resistenza se provi a sostituire la gestione e il controllo centrale per la soluzione decentralizzata che hai ora. Parte di questa resistenza è giustificata.

Un altro è il costo dei database. Come già affermato in un'altra risposta, gli svantaggi del database possono superare i vantaggi.

Un altro è la credibilità dei database. Le persone che inseriscono i dati nei database di solito lo fanno perché è il loro lavoro o forse per guadagnare qualcosa per se stessi, come fare un ordine su un sito web. Non lo fanno per spirito di comunità. Almeno, non molto. Senza buoni input, il database non guadagna mai credibilità.

Una soluzione su cui sto lavorando ora in un sito in cui i fogli di calcolo stanno prendendo piede è la costruzione di un database prototipo in MS Access. C'è un lato negativo distinto a questo: le persone possono imparare la cosa sbagliata sui database, qualcosa che dovranno disimparare in una fase successiva dell'evoluzione. Penso anche che le funzionalità di reporting di Access siano carenti. e se stai pensando a utenti concorrenti, devi pensare oltre Access, anche se l'accesso sta facendo progressi per quanto riguarda.

Mi piacciono tre cose su Access: è semplice, veloce ed economico produrre prototipi primitivi. Non c'è quasi nessuna curva di apprendimento, specialmente se comprendi già l'analisi dei dati e la composizione della tabella.

In secondo luogo, è meno intimidatorio di un grande DBMS centralizzato. Quando viene mostrato agli utenti come aprire una tabella di accesso nella vista tabella, facendo semplicemente clic su di essa, perdono la paura delle tabelle. E il fatto che un singolo file memorizzi i dati, le definizioni dei dati e l'applicazione mantengano le cose semplici per le persone che non pensano in termini di sistemi.

In terzo luogo, funziona bene con Excel e Word. copiare una tabella o una query in un foglio di calcolo di Excel è semplice come fare clic su un pulsante.

Prima di arrivare a questo punto, ho dovuto superare un atteggiamento un po 'snob che avevo sull'accesso. Non è SQL Server o Oracle. Ma ha i suoi usi, purché tu capisca le limitazioni

Detto questo, ti troverai ancora di fronte a un compito monumentale quando arriverà il momento di spostare il tuo negozio da molti piccoli database di Access in un unico database integrato su larga scala, con gestione professionale e risorse condivise.

Vorrei aggiungere alcune idee / pensieri alla bella risposta di @ WalterMitty.

Ha ragione in quanto dipende molto dallo scopo dei file Excel. Vorrei tuttavia aggiungere che se contengono regole e dati complessi, potresti pensare di sfruttare la potenza dei motori delle regole. Motori di regole come Drools , OpenRules o OpenL Tablets ti permettono di usare file Excel per archiviare le regole aziendali e (almeno per Drools che conosco), per aggiornare queste regole al volo.

È un modo eccellente per le persone attente alle imprese di mantenere il controllo della loro ... attività e separare correttamente l'attività dal datan che è il tuo lavoro, o almeno il lavoro del dipartimento IT. Penso che gli uomini d'affari siano d'accordo sul fatto che la conservazione, manutenzione e backup debba essere tolta dalle loro spalle. Dovresti spaventarli un po 'con la parte di backup, infatti:

• Cosa succederebbe se il disco rigido del ragazzo morisse improvvisamente?
• Che cosa accadrebbe se il file viene danneggiato, cancellato, ripristinato inavvertitamente?
• Se migriamo ad Excel 2013 da Excel 2007, andrà tutto bene?

Ora, se andate in quel modo, pensate anche al fatto che se aggiungete dei database, sarà il vostro lavoro per mantenere la loro salute e integrità. Cioè, dovresti concepire un modo o / e preparare la tua infrastruttura IT per mantenere i backup dei dati. Sebbene non sia sofisticato come quello di Oracle o dei database di IBM, Microsoft Access può produrre backup (anche se non sono sicuro che questo possa essere automatizzato).

Ultimo ma non meno importante, se accettano, non dimenticare che avresti bisogno di qualcuno per analizzare i dati aziendali, concepire il database, preparare un piano di migrazione, consentire agli uomini d'affari di presentare piani di evoluzione, ecc. A seconda dell'importo dei dati, potrebbe trattarsi di un progetto IT di una certa dimensione e molto probabilmente ne sarai responsabile . Preparati! : -)

Quando stai cercando di convincere la gente dei vantaggi dell'uso di un sistema diverso, devi evitare di cercare di convincerli.

So che sembra molto strano.

Ma quello che voglio dire è questo:

Alle persone piace usare il sistema attuale. Funziona per loro. È facile da usare e veloce per apportare modifiche. Per convincere le persone a usare un altro sistema, trattali come adulti:

Definire i pro ei contro di Excel e di un approccio al database. Spiegare le conseguenze a breve e lungo termine di ciascuno. Se puoi menzionare tutti i benefici di ENTRAMBI e persuadere ancora la gente a cambiare, hai fatto un argomento abbastanza convincente. La chiave è lasciare che i THEM prendano la decisione che un approccio al database sia meglio basato sui fatti e sui concetti che hai presentato.

Il problema che avevamo era quello di fogli di Excel diversi con scopi diversi ma con gli stessi contatti. Poi, quando un contatto ha cambiato il proprio indirizzo, sarebbe difficile sincronizzare tutti gli excel e mentre il loro indirizzo è stato modificato nel foglio excel 1, riceverà comunque la posta perché il foglio excel 2 non è stato aggiornato.

Abbiamo risolto questo problema con un database centrale di clienti.

Ho lavorato per un'organizzazione che aveva fogli di calcolo ovunque, soprattutto perché le risorse IT erano irrimediabilmente forzate. Avrebbero spostato questo ad un'applicazione se fosse possibile - semplicemente non era possibile.

Una delle cose che ho fatto dopo aver lasciato quell'organizzazione è stato creato uno strumento per generare programmi di manutenzione delle tabelle C # / SQL Server da fogli di calcolo Excel. Si presuppone che l'intestazione della colonna sia il nome della colonna ai fini della costruzione della tabella e dell'etichettatura dei campi. Tuttavia, questo è uno strumento grezzo. Finì per essere usato per cose che non avevano nulla a che fare con Excel.

I problemi che abbiamo incontrato si sono suddivisi in diverse categorie:

• Convalida: quando le regole di convalida sono complicate, le persone devono mantenere le procedure nella loro testa. È possibile progettare il foglio di calcolo con istruzioni "if" dappertutto, a condizione che le persone capiscono come funzionano.

• Condivisione: come indicato altrove, se una persona ha una condivisione di rete foglio di calcolo aperto per lettura / scrittura altri utenti possono solo leggere. Noi eravamo non al punto in cui potremmo aprire un foglio di calcolo in una collaborazione modalità. Questa era un'altra cosa che le persone IT non potevano gestire al tempo.

• Coerenza dello schema: nella situazione in cui mi trovavo, avevamo un foglio di calcolo per ogni stato: il formato era comune ma lo stato per dati di stato viaggiato in file separati. Se qualcuno ha fatto un uso creativo di a colonna allora tutti dovevano essere d'accordo su questo uso, che non era sempre assicurato.

I fogli di lavoro erano sempre su una condivisione di rete e il server veniva sottoposto a backup ogni notte, quindi niente di questo era un problema. C'era anche la netta possibilità che uno di loro fosse accidentalmente inviato via email a una destinazione a cui non apparteneva. Anche se in questo caso la probabilità di un danno reale era minima, l'organizzazione era quella in cui "guidare con l'esempio" era fondamentale per la sua credibilità. Quel tipo di pasticcio sarebbe stato imbarazzante.

Ho visto un annuncio su Craigslist dove qualcuno aveva bisogno di un "Excel Guru". Ho passato questo a un amico che era tra i lavori, e ha scoperto che la società aveva un sistema di stima di contratti di costruzione operanti in siti di tutto lo stato. Qualcuno qui aveva arbitrariamente aggiustato il sistema per "farlo funzionare di più nel loro stile". Qualunque fosse lo stile, aveva causato molti danni. Ha passato diversi giorni a ripararlo. Appena aveva girato il suo lavoro e ottenuto il pagamento, lo hanno richiamato per sistemarne un altro in un'altra città. Stessa storia: qualcuno lo ha "riparato" arbitrariamente per fare ciò che volevano. Questo è stato anche peggio.

I sistemi complicati come questo devono essere "fuori dalla portata" della personalizzazione ad hoc.