Metodi efficaci per la gestione delle attività lavorative? (documentare / ricordare / dare priorità) [chiuso]

Per la soluzione cartacea

Di solito ottengo un libro di schizzo sfoderato con pagine perforate come il tipo che trovi su Barnes & Nobile con un nastro allegato per contrassegnare la pagina.

Nota: condividerei un collegamento ma non sono riuscito a trovarli sul loro negozio online. Quello di cui sto parlando sono i libri con copertina rigida da 8 1/2 "X 11"

Preferisco la carta per il lavoro quotidiano perché tendo a disegnare molti diagrammi per descrivere le mie idee (cosa che è difficile fare con le normali liste TODO del software) ed è talvolta utile poter registrare materiale nel libro.

Per ogni ciclo (un giorno / settimana o qualche altro incremento di tempo preferito) alloco alcune pagine per un solo liner. Le pagine successive sono per informazioni dettagliate. Mentre finisco di lavorare, ho tagliato fuori l'intero indice dell'indice e strappato pagine che non sono più rilevanti (è per questo che sono necessarie le pagine perforate). Il nastro viene utilizzato per contrassegnare la pagina di testo in modo da poter aprire rapidamente il libro al punto in cui era stato interrotto (inoltre, di solito, ritocco una penna sulla pagina in cui sto aggiungendo le note se chiudo il libro).

Mentre termino gli elementi sul todo li incrocio e strappo le pagine correlate.

Nota: ci vuole un po 'di pratica per abituarsi a isolare le attività in base ai limiti della pagina, ma mentalmente ti prende l'abitudine di separare le attività su un limite finito. È importante sviluppare questa abilità perché, se non si è in grado di concentrarsi su una cosa alla volta, il proprio cervello sprecherà molto tempo a passare inutilmente da un contesto all'altro.

Quando inizia il ciclo successivo creo un nuovo todo. Farò una rapida revisione delle precedenti modifiche per valutare se gli articoli incompleti sono ancora pertinenti. Se lo sono, li copio nel nuovo todo. In caso contrario, localizzo le pagine correlate e le strappo (in un cestino o in un altro libro per dopo).

L'idea qui è, rimuovere tutto ciò che non è necessario sapere ora (nel ciclo corrente). Mantieni il todo breve e semplice (una riga) ma non sacrificare la possibilità di conservare note più dettagliate.

La cosa interessante è che se aspetti una settimana o due per dare un'occhiata agli oggetti che hai estratto dal libro per dopo; spesso scoprirai che non sono più rilevanti (e pronti per il cestino).

Se non sei diligente nel tagliare lo stack regolarmente, si accumula nel tempo finché non diventa schiacciante. Se non lo fai, potresti iniziare a soffrire di quello che mi piace chiamare " Shlemiel the Painter " dove tu trascorri così tanto tempo a rimescolare attività residuali che non riesci mai a raggiungere le cose importanti / urgenti.

Per quanto riguarda la gestione simultanea di diversi progetti ... Utilizza un libro per ogni progetto.

Pensa al tuo cervello come un computer. Se le attività di commutazione fossero come eseguire un commutatore di contesto (non molto costoso ma distraente per il lavoro), passare ai progetti sarebbe come eseguire uno swap completo della cache (costoso perché è necessario scaricare tutte le informazioni attualmente in uso e caricare tutte le informazioni relative al altro progetto.

Uso Toodledo per gestire le mie liste. Puoi anche sincronizzarlo con il tuo telefono. È online, quindi puoi accedervi ovunque tu abbia uno smartphone o Internet.

Per il processo ti consiglio di leggere il libro "Ottenere le cose" di David Allen. Ti aiuterà a imparare a gestire in modo efficace ed efficiente le tue attività.

Passaggio tra un blocco di carta su cui annoto le cose e tasque quando si utilizza Ubuntu . Mi piace il fatto che tu possa assegnare priorità, aggiungere tutte le note che desideri all'attività e nascondere le attività completate.

Molto tempo fa ho letto di dividere i compiti in 4 categorie lungo due assi: quindi hai importante / non importante; urgente / non urgente.

1. Importante, urgente.
2. Importante, non urgente.
3. Non importante, urgente.
4. Non importante, non urgente.

Passa la maggior parte del tempo a svolgere attività 1 e 2 e il resto si prenderà cura di sé.

Per la soluzione elettronica

Mi piace usare lo strumento di mindmapping di Freemind (open source gratuito)

È facile e intuitivo da usare, il che significa che posso passare mesi senza usarlo e ricordare ancora le scorciatoie da tastiera:

• inserisci - aggiungi cella
• elimina - rimuovi cella
• spazio: attiva la compressione / espandi cella
• ctrl + B - grassetto
• ctrl + X - taglia cella
• ctrl + V - incolla cella
• ctrl + C - copia cella
• ctrl + K - aggiungi link
• f1-f8, maiusc + f1-f8, ctrl + f1-f8 - cambia colore del testo della cella (ho alcuni preferiti memorizzati).

Per il primo strato di celle le faccio a colori con nuvole (ctrl-shift-b, quindi cambia il colore della nuvola con il tasto destro + formato + "colore nuvola") per una facile identificazione. Ogni nuvola è una categoria importante. Ex, ne avrò uno per personale, uno per ogni grande progetto, uno per la scuola, ecc ...

All'interno di ogni nuvola il primo livello di celle è la priorità:

• Ora (attività critiche)
• Domani (compito critico che non è necessario risolvere immediatamente)
• Futuro (attività non critiche)
• Concetto (buone idee che potrei occasionalmente stufare durante le pause)
• Differito (attività che vengono rimandate indefinitamente a meno che non abbia nient'altro su cui lavorare)

Nota: come si può sospettare, i compiti posticipati spesso diventano irrilevanti a lungo termine e possono essere tagliati del tutto.

Preferisco una mappa mentale per tre motivi, posso spostare la gerarchia molto velocemente con solo la tastiera, posso comprimere tutto ciò che non ho bisogno di vedere in questo momento, ed è davvero facile spostare le cose da una categoria a un'altra (semplice copia / incolla).

Qualunque cosa tu faccia non utilizzare un programma che utilizza le notifiche popup. Altrimenti inizierai a soffrire di quello che chiamo "twitterbrain", dove diventi così abituato ad essere costantemente interrotto tutto il tempo che inconsciamente inizi ad anticiparlo (impedendoti di entrare nel tuo normale "flusso". Se fai utilizza le notifiche per impostare un intervallo, ti aspetti che non interrompa il tuo lavoro (come ogni giorno a pranzo).

Vedo così tanti blogger e (cosiddetti) giornalisti che si lamentano del fatto che "Internet è la causa del loro deficit di attenzione!"; perché non sono più in grado di sedersi per leggere un libro per più di 10 minuti. Quello che non riescono a prendere in considerazione è che trasportano dispositivi elettronici che hanno una capacità senza precedenti di interromperli 24/7/365 con annunci arbitrari.

Windows fa anche con Windows che ruba lo stato attivo (come le notifiche di aggiornamento dei virus). Non avevo idea di quanto questo mi abbia infastidito fino a quando non ho iniziato a utilizzare Linux Mint come mio sistema operativo principale (che segue le rigide linee guida dell'interfaccia utente che non consentono questo). Rubare l'attenzione è crudele, è come avere un impiegato che ti picchia sulla spalla ogni 15 minuti per raccontarti l'ultima battuta di Chuck Norris.

/ rant

Nota: utilizzo ancora Windows per lo sviluppo, ma solo un'installazione minima senza scanner / firewall antivirus (blocco di roba difettosa sul router ed evitare pagine sospette) per ridurre il numero di programmi a cui piace rubare messa a fuoco.

Aggiornamento:

Ho appena dato un'occhiata a tasque perché non l'ho mai usato prima e le classi di prioritizzazione sono sorprendentemente simili a quelle che uso (Nota: non ho mai usato un'app per la lista delle cose da fare con priorità) . Risulta che non sono molto intelligente / originale, dopo tutto :). Non ho mai veramente trovato che le classi di priorità alta / media / bassa arbitrarie funzionassero bene perché non sono associate a un valore reale. Mentalmente, la classe di priorità "Alta" può facilmente passare da "oggi" a "questa settimana". Le mie priorità tendono a andare alla deriva quando inizio a procrastinare. Usando incisioni di valore reale la cronologia in pietra. La relatività è dannata.

Mi piace usare Google Calender ... ma se hai informazioni sensibili non lo pubblicherei lì. Finché hai l'abitudine di guardarlo regolarmente, può essere molto utile. Insieme alla parte del calendario è possibile elencare le attività che è necessario eseguire e immagino che si possa fare un po 'di priorità abbastanza decente lì, anche se non ho usato quella parte per più di un paio di compiti alla volta ...

La maggior parte degli sviluppatori sono alla loro scrivania / computer / laptop la maggior parte delle volte quindi qualsiasi app che renda più semplice ottenere le note effettivamente inserite con un sistema di promemoria (popup, messaggi di testo) dovrebbe funzionare. Se fossi un venditore di cellulari o necessario per controllare le attività non di programmazione (Pick up milk), qualcosa per uno smartphone potrebbe essere migliore. Collegamenti a documenti e cartelle di file aiutano se si dispone di documentazione di progetto periferica.

Devi usarlo e fare affidamento su di esso. Al lavoro, utilizzo Outlook. Se qualcuno mi coglie nella sala del caffè e ha una preoccupazione / richiesta, chiedo loro di mandarmi una e-mail o di inviarmi un compito (dipende da dove si classificano nella ditta).

Faccio fatica con le riunioni perché non hai mai un computer disponibile in una sala conferenze. Poi porta un blocco di carta e inserisci tutte le note e fai promemoria quando torno al computer. Fortunatamente, posso andare settimane senza un incontro.

Lo giuro su modalità org di Emacs . È stato un vero toccasana per la gestione di tutte le mie attività lavorative e informazioni. Ovviamente, devi aver già acquistato Emacs.

Ho usato vari metodi, a volte più metodi (duplicati): calendari elettronici specializzati e liste di attività, blocchi note, lavagne, stickynotes e probabilmente di più. Ognuno di loro aveva alcuni vantaggi e insidie. Recentemente ho riscoperto il kanban personale e sembra che abbia un buon potenziale combinando alcuni degli aspetti migliori di diversi metodi.

In sostanza, kanban personale utilizza:

• una lavagna come superficie da trattare come organizzatore. L'organizzazione della superficie è simile al metodo del progetto backlog / sprint, ma a livello personale con i compiti personali interlacciati.
• i nastri dei pittori o le linee dei marcatori che dividono la superficie in tre colonne (una pila di pagine a sinistra, l'elenco delle attività attivo nel mezzo, che rispetta ciò che ragionevolmente si aspetterebbe di tentare ed eventualmente completare nel corso della giornata, e l'elenco fatto a destra).
• note adesive, preferibilmente di vari colori per indicare il tipo di compito. Utilizzare un colore per le attività personali, un altro per le attività tecniche del progetto, uno per le attività lavorative non di progetto come riunioni o revisioni divisionali, possibilmente un colore per le riunioni con i clienti; tuttavia, 'taggare' ogni nota adesiva dello stesso colore della carta con una striscia colorata o un bordo colorato o qualsiasi altro schema tu voglia, potrebbe essere efficace quanto una carta colorata diversa.

Ci sono numerosi post di blog e video / webcast che svolgono un lavoro molto migliore nello spiegare la motivazione generale e la meccanica dell'intero web, se vuoi qualcosa di più approfondito. Mi piace perché offre qualcosa di fisico, è semplice da usare, chiunque si avvicini alla tua zona può avere un'idea di quanto sei impegnato o di quale sia il tuo obiettivo per il giorno e puoi catturare ed evolvere ogni attività tanto o il minimo necessario.

Dai un'occhiata a ToDoList su Codeproject. Ha molte caratteristiche interessanti, è gratuito ed è ancora attivamente sviluppato.

Ho un'istanza JIRA impostata sulla mia VPN (account linode.com di base), Atlassian lo vende per 10 $ per le start-up (o puoi usare qualsiasi bugtracker che ti piace). Questo non è uno strumento di mindmapping, quindi uso i tag per mantenere le dipendenze tra le attività. Inoltre, consente di creare tipi di attività personalizzati oltre a quelli di base (bug / funzionalità). Permette di impostare priorità, date di scadenza e aggiungere alcuni metadati (come le foto dei documenti da correggere).

Quindi mi chiedo perché non usare un bugtracker?