Come identificare i processi (aziendali) per l'automazione?

Nella mia esperienza, devi davvero camminare per un miglio nei loro panni. Chiedi se puoi aiutarli a fare il loro lavoro per una mattina. Cammina attraverso tutto ciò che fanno Fai domande su ciò che fanno in determinate circostanze (di solito è la rarità, ma una volta al mese, che rende difficile automatizzare). Quindi tornare indietro e mettere insieme una specifica funzionale. Quindi guidali attraverso l'idea verbalmente e ottieni il loro feedback. Avere la discussione farà emergere altre idee a cui prima non pensavano. Potresti aver bisogno di una o due revisioni.

Questo è il modo migliore che ho trovato. Le persone raramente vengono da te con idee perché, come hai detto tu, non sanno cosa è facile e cosa è difficile. Tuttavia, una volta che lo fai un paio di volte, inizieranno a farsi un'idea e inizieranno a suggerire piccoli miglioramenti, ecc.

Sembra che tu stia provando a richiedere i requisiti .

Esistono molte tecniche per ottenere i requisiti, ma suggerirei l'osservazione come un buon metodo. È sufficiente osservare le persone svolgere i loro compiti quotidiani e identificare le attività manuali ripetitive o eseguite frequentemente, che possono essere dei buoni candidati all'automazione. Ti aiuterà anche a capire meglio il business e i ruoli di varie persone.

Se ci sono persone che sono disposte e in grado di prendersi del tempo, puoi anche un paio di interviste con l'osservazione. Fai domande su cosa stanno facendo, perché lo stanno facendo e se hanno dei reclami o problemi con il processo corrente. Questo potrebbe non essere sempre possibile se le persone sono estremamente impegnate o hanno scadenze ravvicinate, ma potresti trovare qualcuno disposto a fare una breve pausa o un pranzo di lavoro.

Dovresti chiedere ai tuoi colleghi i processi che usano quotidianamente, dove trascorrono la maggior parte del loro tempo, o cosa fanno che desiderano che non debbano fare.

Non chiedere a loro ciò che desiderano automatizzato perché avrai meno probabilità di ottenere un buon feedback.

Magari scrivi casi per le attività più comuni nella tua organizzazione e invita il tuo capo (o qualcun altro nell'organizzazione) a una "revisione interpretativa", se legge i casi ad alta voce e spiega come lo capisce (e se è d'accordo). Nella mia esperienza, quando le descrizioni concrete dei flussi di lavoro sono interpretate da una parte coinvolta, i modelli e le anomalie sono riconosciuti e i processi automatizzabili possono essere identificati.

Se stai cercando progetti con il maggiore impatto, crea una mappa del flusso di valore di alcuni dei tuoi processi chiave (Google Lean manufacturing and value stream). Sarai in grado di identificare rapidamente i colli di bottiglia in molti dei tuoi processi. Si può anche notare che la maggior parte o tutti i processi hanno un vincolo comune (cioè i dati devono essere manipolati manualmente prima di poter essere passati al passaggio successivo del processo). Qui è dove puoi applicare le tue abilità VBA / .Net / Database.

Se stai cercando progetti di piccole dimensioni, basta dare un'occhiata a qualsiasi attività che richiede molto tempo, viene eseguita ripetutamente e non aggiunge molto valore al prodotto finale (ad esempio, le persone in ufficio dicono comunemente "Non è così è difficile, è solo molto manuale. "riguardo a questi compiti).

Se stai cercando approcci più formali per identificare progetti per il miglioramento dei processi, ricerca Lean, Six Sigma e / o Theory of Constraints. Tutti forniscono approcci e strumenti utili per il miglioramento dei processi.