Tutto fa parte delle inefficienze, degli inconvenienti e del potenziale di errori che sono richieste ad hoc. Questi sono tutti ulteriormente aggravati dai dati del richiedente. Buona fortuna con le persone "grandi immagini".
All'inizio, non vedo come lo eviterai, ma poiché la stessa persona fa altre richieste e più richieste ricevi in generale, dovresti iniziare a notare alcune tendenze e sovrapposizioni di informazioni.
L'obiettivo dovrebbe essere quello di educare gli altri e te stesso al punto in cui queste richieste (pensandole come conversazioni) possono arrivare al punto più presto. Non puoi cavartela senza sapere nulla sul tuo dominio / attività. Alla fine, non si aspetteranno di dover spiegare le stesse cose a te più e più volte.
Dizionario dati : inizia a creare uno di questi in modo che tutti possano accedere alla stessa pagina di ciò che significa tutto. Le regole aziendali possono costituire una parte delle definizioni. Se possibile, cerca di far usare a tutti la terminologia standard. Questo può essere un problema con diversi reparti. In questo modo puoi consultare il dizionario nella fase iniziale della sua adozione.
Ottieni informazioni di background
- chi? Ciò potrebbe determinare l'attenzione che devi avere e il processo che potresti dover intraprendere per portare a termine il rapporto. Puoi inviare qualcosa al reparto contabilità in modo che possano rivedere e controllare i tuoi dati, ma se sta andando in una presentazione per il responsabile delle vendite, dovrai testare qualcun altro.
- che cosa? Queste sono le domande dettagliate sui requisiti che stai già chiedendo.
- quando? - Non dimenticare di chiedere quando ne hanno bisogno. Troppe persone credono che tutto sia un lavoro urgente solo perché qualcuno ha appena chiesto. Se sono di fretta, potrebbe essere necessario mettere alcuni requisiti sul loro tempo per ulteriori domande e controllo preliminare dei dati.
- dove / come? - Per me questo è più su quale formato vogliono la richiesta. La restituzione di un set di dati da inserire in un foglio di calcolo per l'analisi può essere molto diversa da un rapporto stampato con molta formattazione e bei colori per la presentazione.
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perché? - Questo è molto importante. Non lasciare che le persone pensino che questo sia una sorta di respinta da te, ma per ottenere maggiore comprensione in modo da poter dare suggerimenti informati. Forse hanno bisogno di difendere il motivo per cui stanno usando le risorse e il tempo della compagnia e non so se spetti a te.
Forse puoi creare una sorta di documento di richiesta con caselle di controllo per le cose tipiche, ma in realtà sarà un processo avanti e indietro finché non capirai cosa vuoi. Non sorprenderti mai mentre attraversi questo processo che ci saranno cose che il richiedente non ha chiesto o saputo. A volte devono vedere il rapporto per attivare nuove idee. "Non mi ero reso conto che il mese scorso abbiamo venduto molte macchine. Per accorciare il rapporto, puoi aggregarlo per marca / modello?" Succede tutte le volte. E se c'è spazio per un'altra colonna, alla fine ti chiederanno di riempirlo.