Il controllo del codice sorgente non è un'ottima posizione per i documenti in formato binario, quindi lo userei come ultima risorsa.
Suggerirei di creare una wiki o un sito web interno. Usiamo Sharepoint per archiviare e gestire questo tipo di documento. Un wiki potrebbe non integrarsi troppo bene con cose come un foglio di calcolo di Excel (anche se forse potrebbe essere fatto funzionare), quindi potrebbe essere necessario archiviare documenti come quello su un'unità di condivisione e farli riferimento dal wiki.
Un'altra idea per una riunione regolare come questa potrebbe essere un blog interno per segnalare progressi e registrare minuti, facendo di nuovo riferimento a documenti su una condivisione se necessario.