Sono d'accordo con @SnOrfus: cerca un buon esempio e copia il modello.
Sai già che quasi tutta la documentazione per l'utente finale fa schifo; è così, così brutto: prolisso, un sacco di parole estranee, piene di parole furbe - "si raccomanda che", "l'utente è spinto a", tutte le cagate del genere. Solo il 90% di puro hooey. E, a proposito, ricorda che tutte queste cosiddette "guide utente" sono lunghe circa 1200 pagine e costano $ 89,95.
Ci sono sicuramente alcuni buoni esempi in giro, però. Kernighan e Ritchie, Linguaggio di programmazione C è il miglior esempio di un buon documento per l'utente finale che io conosca. È breve; usa parole normali e quotidiane; è completo; è corretto. Una bellissima opera d'arte, a mio parere, che si adatta comodamente in 256 pagine (prima edizione).
Un buon forum per questa domanda è il gruppo di scrittori su StackExchange . A volte troverai discussioni sui documenti tecnici degli utenti finali.