Stai parlando di un sistema di gestione dei documenti. In genere questi sistemi consentono agli utenti di salvare documenti e delegare l'accesso in lettura / scrittura a livello di utente o di gruppo. Consentono inoltre il controllo di quando gli utenti accedono ai documenti. Alcuni possono anche limitare la modifica e la copia o persino la stampa di un documento (oltre a controllare tutte queste azioni).
C'è semplice o complicato. Alcuni usano un NAS di base con criteri di gruppo AD. Altri aggiungono uno strato di crittografia (crittografia Full Disk, TrueCrypt, qualcos'altro).
Finalmente hai i sistemi 'Enterprisey'. Questi hanno gestione del flusso di lavoro e della pubblicazione, ACL complessi e opzioni per la protezione dei documenti e la registrazione di tutte le attività.
Xeros vende un sistema chiamato DocuShare (http://docushare.xerox.com/ anche se ora è più commercializzato come CMS) che conosco diverse organizzazioni delle Nazioni Unite. C'è anche KnowledgeTree (https://www.knowledgetree.com/)
Questi sono solo due dei tanti. YMMV in base alle reali esigenze aziendali. Spero che questo sia stato di aiuto.