Consentitemi di fornire alcune informazioni di base, quindi potreste capire meglio la mia situazione.
Siamo stati inclini a inviare email a destinatari non intenzionali, molti dei quali contenevano dati riservati. L'email è l'unico mezzo di comunicazione. Non abbiamo un CRM. Gli addetti all'assistenza clienti (CSA) possono essere inesperti o i destinatari desiderati cambiano frequentemente. Come puoi immaginare, questa è una specie di installazione ad hoc.
Quello che vorrei ricevere sono i tuoi suggerimenti, come possiamo assicurarci che ogni file che esce dalla mia casella di posta elettronica sia protetto da password? La seconda e più importante domanda è, c'è comunque che io possa condividere documenti in un modo Dropbox, dove il CSA può solo aggiungere il link al documento nell'e-mail, e più tardi, se scopriamo che quella persona era non dovrebbe ricevere l'e-mail, possiamo semplicemente eliminare il file dal Dropbox e non fare danni.