Dovremmo documentare il feedback della Scrum Retrospective prima della riunione retrospettiva?

Non esiste un modo prescritto per documentare il feedback retrospettivo, ma ci sono alcune cose da considerare.

La cosa più importante da considerare è che il team deve essere in grado di essere aperto e onesto. Se si sta utilizzando uno strumento elettronico e si richiede alle persone di completare note retrospettive prima di una riunione, è probabile che la paternità di tali note possa essere legata alle singole persone. Le persone coinvolte potrebbero essere più propense a non essere completamente aperte e oneste se sanno che altre persone esterne al team possono vedere quello che stanno scrivendo.

Detto questo, è importante essere preparati per la retrospettiva per assicurarsi che il tempo sia ben utilizzato. Forse permettere al team di aggiungere note a uno strumento elettronico è un buon modo per farlo. Ma deve essere bilanciato con la comunicazione libera, aperta e onesta tra i membri del team. Penso che sia irragionevole avere una pagina retrospettiva "finita" prima della riunione e non modificarla durante la riunione.

Dal mio punto di vista, il team più recente con cui ho lavorato ha utilizzato Confluence per le note retrospettive. La pagina retrospettiva è stata pubblicata all'inizio dello Sprint e il team potrebbe aggiungere delle note per parlare, in modo da non dimenticare le cose. Tuttavia, durante la retrospettiva stessa, io (come lo Scrum Master per il team) stavo facendo note aggiuntive e modifiche, quindi una discussione più approfondita non poteva essere legata alle singole persone. L'unica aspettativa è stata che il team fosse pronto ad avere la discussione, e sembrava andare molto d'accordo con il team.

Il team dovrebbe avere il potere di scegliere il proprio modo di lavorare nella misura del possibile in base ai vincoli dell'organizzazione. Il tuo Scrum Master non deve dettare il modo in cui funziona il tuo team, ma ti insegna a utilizzare tecniche efficaci e ti consente di svolgere il lavoro che deve avvenire.

Concentrati sul problema e cerca di trovare buone soluzioni, come una squadra.

Canonicamente parlando, fai ciò che funziona per il tuo team.

Detto questo, suggerirei Un approccio bidimensionale alla documentazione è ideale.

Fase 1: prima del retro, ogni membro del team documenta il proprio feedback in privato.

Fase 2: durante il retro, esegui un round di "cosa è andato bene" seguito da un round di "cosa non è andato bene". Documenta i punti principali, le decisioni e gli elementi di azione.

Ricorda che gli obiettivi principali della retrospettiva consistono nel guidare il cambiamento e rafforzare i buoni processi . Ciò non avverrà senza discussione e consenso . La discussione non si verifica se nessuno viene preparato a parlare e il cambiamento / rinforzo non si verifica se il team non lo documenta - idealmente insieme .

Personalmente, I davvero apprezzo quando i membri del mio team impiegano il tempo a articolare e documentare i loro feedback in anticipo sul tempo individualmente. Assicura che una discussione si verifichi effettivamente . Inoltre, aiuta a garantire che nulla di importante venga escluso dalla documentazione del team in seguito a eventuali discussioni tangenziali.

^{(Ricorda anche che il processo retrospettivo è uno dei processi che sei libero di discutere durante la retrospettiva!)}

Per prima cosa, tieni presente che il metodo per documentare il feedback è esso stesso soggetto al processo retrospettivo. Se non ti piace come viene fatto il feedback dei documenti, portalo alla retrospettiva. La maggior parte delle squadre che ho provato provano molti modi diversi fino a quando non trovano quello che gli piace, quindi lo seguono, forse ogni tanto lo scuotono.

La mia principale preoccupazione per il feedback fornito per iscritto prima della riunione è che a volte non si parla di una discussione approfondita. Inoltre, a volte il tono e il significato non sono comunicati in modo preciso agli altri membri del team. Se hai una discussione approfondita e aggiorni la documentazione in base alla discussione (sia in tempo reale che dopo), allora può funzionare bene.

Raccogliere dati / input (= feedback) per la retrospettiva può essere fatto prima della riunione retrospettiva, nella riunione o entrambi (combinati). Di seguito sono riportati alcuni vantaggi e svantaggi di ciascun approccio.

Raccolta dei dati prima della riunione

Puoi raccogliere dati prima della riunione utilizzando un documento o uno spazio di lavoro condiviso, come Google doc, Confluence, Wiki, Slack, ecc. In alternativa, come facilitatore puoi chiedere ai partecipanti di inviare il loro contributo a te dove lo raccogli e lo distribuirà alla squadra prima o all'inizio della riunione.

I vantaggi:

• Dà alle persone più tempo per pensare al loro input retrospettivo
• Possono preparare i loro input quando il tempo lo consente (tempo e luogo indipendenti)
• A volte, quando le persone rileggono il loro input, gli fanno pensare a cose aggiuntive oa formulazioni migliori
• Rende più facile per gli introversi condividere la loro opinione
• È possibile evitare il pensiero di gruppo (se le persone non si vedono l'un l'altro)
• Il facilitatore può rivedere l'input e chiedere aggiunte o chiarimenti prima della riunione
• Puoi utilizzare le domande per mettere a fuoco l'input su un argomento specifico
• Più facile per le persone che preferiscono scrivere oltre il parlato (nota che questo può anche ridurre le barriere linguistiche per le retrospettive in lingue non native)

Svantaggi:

• Le persone potrebbero dimenticare di dare un input o non avere tempo per questo
• Potrebbe essere necessario un follow-up se le persone non sono sufficientemente disciplinate per fornire input
• La quantità e la qualità dell'input possono variare tra le persone

Raccolta dei dati nella riunione

I vantaggi:

• Come facilitatore, puoi interagire direttamente con le persone quando danno l'input
• Assicura che c'è tempo per tutti di dare un input
• Puoi timebox e, se necessario, estendere la finestra temporale se è necessario più input

Svantaggi

• Parte del tempo dedicato alla riunione viene dedicato alla raccolta di input, quindi potresti avere meno tempo per l'analisi e le azioni (a meno che non preveda più tempo per la riunione)
• Le persone che sono più vocali potrebbero inibire gli altri a parlare (ci sono modi per affrontarlo)
• Potrebbe portare a pensare a un gruppo in cui le persone che pensano in modo diverso a un argomento non parlino

A seconda della situazione e dei vantaggi e degli svantaggi, suggerisco di utilizzare l'approccio che si adatta meglio. Oppure sperimenta e scopri cosa funziona per te in quali situazioni.

Lavoro in un grande ambiente aziendale con uno stile abbastanza moderno di Agile Scrum. All'inizio di ogni sprint, il nostro supervisore scrive una Sprint Board anonima per ogni squadra (ad esempio, gli sviluppatori hanno il loro, il QA ha il proprio, ecc.). È solo una pagina web pubblica per chiunque sulla nostra VPN, e il collegamento viene dato solo ai singoli membri del team. La scheda ha 3 colonne: Cosa è andato bene , Cosa è andato male in e Cosa dovremmo fare .

Con lo sprint, le persone aggiungono cose alla lavagna. L'ultimo giorno dello sprint, abbiamo una riunione (che è stata prenotata bene in avanzato) in cui ogni squadra si siede con i maestri di scrum e passa attraverso gli elementi sulla scacchiera.

Alcuni vantaggi del seguire questo processo sono:

1. Le persone sono generalmente più oneste in quanto anonime e nessuno è obbligato a dichiarare di aver inserito un elemento alla lavagna.
2. Anche se siamo liberi di prendere appunti, tutti sono anche in grado di prepararsi bene in anticipo per la riunione imminente, poiché ci concentriamo solo sugli argomenti presentati dagli elementi alla lavagna.
3. Mentre le cose ti vengono in mente durante lo sprint, puoi aggiungerlo immediatamente alla scheda.

Non sto affermando che questo è il modo migliore, ma nel corso della mia carriera ho visto diversi team provare diverse implementazioni di Agile Scrum e la mia attuale azienda è di gran lunga l'esperienza più tranquilla che ho avuto.

Spero che questo aiuti,

Cheers!