Gestione efficace delle informazioni a livello personale [chiuso]

7

Hai avuto problemi nella gestione delle informazioni e trovato modi per gestire efficacemente le informazioni? Quando dico "gestisci", sto parlando di memorizzazione, raggruppamento, etichettatura, assegnazione di priorità, ricerca, condivisione, ecc. Quando dico informazioni, sto parlando di link a siti Web, feed, video, e-mail, documenti, pensieri, attività, appuntamenti, ecc.

È difficile dare a questa domanda un contesto migliore senza scrivere un lungo monologo (e forse noioso), ma permettimi di chiarire un po '. Non sto chiedendo informazioni sul sovraccarico di informazioni necessariamente (che è stato chiesto di recente), o su come scrivere software o database per la gestione delle informazioni (il software esiste già). E quando dico "personale" non sto parlando della tua vita amorosa; Sto parlando dei modi in cui gestisci personalmente le informazioni relative al tuo lavoro. Questa domanda potrebbe essere più adatta a consulenti o dipendenti indipendenti che devono manipolare e gestire molte attività e informazioni nel loro lavoro.

Mi piacerebbe sapere di tutti gli strumenti o "metodi" che ritieni siano efficaci o rivoluzionari quando si gestiscono le informazioni.

    
posta HK1 31.03.2011 - 15:00
fonte

2 risposte

3

Ecco cosa funziona per me e la filosofia che ci sta dietro.

Se hai fatto qualche tipo di programmazione orientata ai dati, probabilmente hai avuto la conversazione sull'opportunità di aggiungere più articoli al negozio o di cercare cose nello store. Questa conoscenza ti consente di scegliere tra gli algoritmi di aggiunta rapida, aggiunta, ma ricerca e visualizzazione lenti e di aggiunta rapida, ma rapida. Te l'ho detto che (contrariamente a ciò che tendiamo a credere) sembri così roba meno spesso di quanto non lo memorizzi. Ti imbatti in blog, video, articoli e cose ogni giorno, costantemente, e senti "So che avrò bisogno di questo un giorno" e senti il bisogno di segnarlo o salvarlo in qualche modo quando arriverà quel giorno. La mia saggezza è che raramente arriva il giorno. E per di più, quando lo fa - la cosa è ancora su internet! Puoi trovarlo di nuovo. È sufficiente conoscere le persone e i siti di cui ti puoi fidare.

Per le cose che non si trovano su Internet - la mia lista di cose da fare, la procedura di installazione per qualche cosa del cliente non faccio spesso (come ottenere il funzionamento della VPN, qualcosa di cui mi sto occupando questo mese mentre mi trasferisco a un nuovo laptop), note da una riunione di requisiti: il mio driver numero uno è il minimo "tempo utensile" e la velocità di aggiunta. Ciò significa che i file .txt (il blocco note lancia il più veloce di qualsiasi cosa) oi file .docx se voglio incollare alcune schermate, usare il grassetto e il corsivo o avere link cliccabili. Conservo cose in cartelle - una per progetto (e se ho un cliente con molti progetti, allora c: \ working \ Microsoft \ TechEd \ 2010 \ Europe \ C ++ può capitare completamente, o semplicemente c: \ working \ ClientName se abbiamo solo mai fatto una cosa per loro), più uno chiamato "pianificazione". Con i miei file o note semplici sono le cose reali che sto facendo - i documenti, il codice, i video e così via, probabilmente raccolti in più cartelle.

Certo, questi semplici documenti senza collegamenti tra loro o tra gli elementi al loro interno, nessun tagging ecc. non sono così ricercabili come usare Lotus Notes, ma le ricerche su Windows 7 non sono affatto male e, soprattutto, Non ho "tempo di attrezzaggio" per sistemare le cose. (Inoltre le jumplist della barra delle applicazioni di Windows 7 semplificano l'accesso a cartelle o file di uso comune senza dover eseguire il drill o ricordare il percorso.) È facile condividere con altre persone senza che siano necessari anche i miei strumenti: tutti possono leggere un file di testo e ci sono lettori di parole gratuiti generalmente disponibili. Tagliare un pezzo di esso (ecco i miei todi per la prossima settimana) è facile e posso incollare in messaggistica istantanea, email e così via senza problemi.

Esempi specifici: un todo.txt con una riga per attività, tutto uno spazio rientrato tranne per le date, tutto fatto a mano quindi non sono bloccato in quello che lo strumento pensa sia un fine settimana. Perché è totalmente gratuito, posso fare questo genere di cose:

thursday mar 31st:
 run through project board with b and j
 did we pay for CSA or just a deposit? is there more we need to do?
 reply re tech ed plane tickets
[snip]
weekend apr 2nd/3rd:  
  go through seed catalog and make an order
[snip]

thurs apr 6th-wed apr 21st (in europe):

thurs apr 22nd:

Ho messo una x al margine quando le cose sono fatte, il che significa che la parte superiore del file è una storia recente su quando ho ordinato o cancellato qualcosa o qualsiasi altra cosa. Di tanto in tanto cancello la parte superiore. Quando mi viene in mente che qualcosa deve essere fatto, lo metto nel giorno in cui lo farò. Certo, ci sono strumenti per fare queste cose automaticamente ma devi insegnarle quando sono le vacanze o semplicemente mettere tutto il sabato anche se ne farai un po 'durante il lunedì di festa. Nessuno strumento significa nessun vincolo.

Un altro esempio specifico - stufftoblog.txt. Incollo i collegamenti in là per tutti quei video e annunci e tutorial e campioni che trovo. Poi, dopo averli bloggati, posso cancellare la riga dal file e dovrei aver bisogno di nuovo quel collegamento. Posso cercare il mio blog, che è ancora più veloce della ricerca su Internet nel suo complesso.

Esempio di terzo (e ultimo, lo so, è una lunga risposta) - callwithBillMar31.docx - questo è il modo in cui gestisco le chiamate telefoniche e le riunioni dal vivo. Sto digitando durante la chiamata, incollando gli screenshot del live meeting, se qualcuno menziona un URL o parla di come qualcosa funziona nel progetto corrente. Di solito lo faccio incollare in uno screenshot di quello. È tutto catturato e in genere non ha bisogno di riscrittura o massaggio dopo la riunione o la chiamata. Risparmia tempo.

Due eccezioni a questo e sono entrambi enormi. Il primo è l'email. Ho cartelle in Outlook, la ricerca del 2010 è buona, e spesso sto cercando quelle istruzioni VPN o qualsiasi altra cosa nel mio Outlook. Se ricevo qualcosa tramite e-mail è un po 'come essere su Internet, non sento alcun bisogno di riprodurlo sul mio disco rigido. Il secondo è TFS. Elementi di lavoro, cronologia delle modifiche e altri documenti sui requisiti formali che sono stati effettivamente rilasciati e approvati e simili sono tutti lì dentro. Quello di cui sto parlando con il mio tempo minimo per gli strumenti è l'ondata di documenti personali che sono solo per me, e spesso solo per i prossimi giorni, settimane o mesi.

    
risposta data 31.03.2011 - 15:42
fonte
1

Lavorando in un ambiente corp che usa Exchange, ho trovato MS OneNote il posto perfetto dove archiviare tutti i bocconcini per vari progetti. A casa Evernote è diventato un secondo cervello per lo stesso motivo.

    
risposta data 02.04.2011 - 04:31
fonte

Leggi altre domande sui tag